, DE NOORDELIJKSTE CLUB VAN NEDERLAND’
“als een feniks herrijst het zeepaard uit haar
as”
Herstelplan HC Eemsmond
(versie 2.0)
Delfzijl, 6 november 2011
Bestuur HC Eemsmond
TOESTAND
Na een zeer succesvol seizoen 2010 – 2011 met
vier kampioenschappen en een prima start van het
lopende seizoen 2011 – 2012 waarin onder meer
veel aandacht werd geschonken aan het verbeteren
van de structuur en voornamelijk de kantine
volledig op orde is gebracht, kwam in de
horrornacht van Halloween 2011 de
allesvernietigende brand die het clubhuis van de
Hockeyclub Eemsmond volledig in de as
legde.
De brand zorgt ervoor dat de Hockeyclub Eemsmond
voor korte tijd uit de running is. Dit probleem
zorgt vanzelfsprekend voor heel veel vragen,
zorgen en onzekerheid bij de leden van onze
vereniging en moet dus voortvarend worden
aangepakt. Het zijn oplosbare problemen en
daarna is tijd nodig te werken aan het volledige
herstel van de normale situatie.
Binnen de club is in de eerste fase na de brand
sprake van veel emotie. Onder de leden heerst
verdriet, boosheid en vooral onbegrip wat ons
allen is overkomen. Tegelijkertijd is sprake van
een enorme hoeveelheid positieve energie. Het
begrip hebben voor de verschillende emoties en
het kanaliseren van de beschikbare energie is de
situatie waarvoor het bestuur nu voor geplaatst
is.
WAT TE DOEN?
De opdracht die het bestuur zich nu stelt is:
1. Zorg
dat plaats en ruimte is voor het verwerken van
alle emoties binnen de club;
2. Zorg
dat alle beschikbare energie, kwaliteiten en
capaciteiten worden aangewend voor herstel van
de club;
3. Zorg
dat de Hockeyclub Eemsmond weer gaat
functioneren zoals de leden van onze club dat
verwachten.
HOE DIT TE DOEN?
Oogmerk
Het bestuur wil door tijdige adequate
informatievoorziening de leden blijvend op de
hoogte brengen van de actuele situatie en
daarmee recht doen aan de emoties die binnen de
vereniging leven. Door snel een inventarisatie
te maken van alle beschikbare kwaliteiten en
capaciteiten kunnen zo veel mogelijk leden
worden betrokken bij het herstel van onze club.
Dit alles is er op gericht dat voor aanvang van
het tweede gedeelte van het veldseizoen 2011 –
2012 de club weer normaal kan functioneren en
dat kan worden gewerkt aan een volledig herstel
van de infrastructuur in de periode daarna.
Fasering
Voor de uitvoer van het herstelplan
onderscheiden wij 3 fasen:
1. Periode
tot en met 4 december 2011, fase’ brand
meester’;
2. Periode
tot en met februari 2012, fase ‘uit de brand’;
3. Periode
na februari 2012, fase ‘na de brand’.
Fase ‘brand meester’
De korte termijn fase ‘brand meester’ kenmerkt
zich door snel adequaat handelen en het oplossen
van alle korte termijn issues:
1. Ruimte
geven aan de emoties binnen de club;
a. Bijeenkomst op zaterdag 5 november 2011;
b. Betrekken van zoveel mogelijk leden en ouders
bij het herstelplan.
2. Herstel
van vertrouwen van de leden in de continuïteit
van de club;
a. Snel het herstelplan op hoofdlijnen
communiceren richting de leden van de club;
b. Blijvend informatie geven aan de leden en
andere betrokkenen over de voortgang van het
plan.
3. Herstel
van de trainingscapaciteit;
a. Opslag materialen in een container;
b. Aanleggen van tijdelijke
elektriciteitsaansluiting i.v.m.
veldverlichting;
c. Aanleggen van tijdelijke watervoorziening;
d. Inlenen kleedfaciliteit bij de VV Neptunia.
4. Compensatie
van persoonlijke eigendommen;
5. Aanschaf
diverse materialen:
a. Keepersuitrustingen;
b. Trainingsmaterialen;
c. EHBO uitrusting;
d. Kantineuitrusting (koelkast,
koffiezetapparaat , ijskast).
6. Hervatten
van de competitie:
a. Uitwedstrijden junioren met ingang van
zaterdag 19 november 2011 (voorwaarde dat het
team beschikt
over een volwaardige (eigen of geleend) keepersuitrusting;
b. Thuiswedstrijden junioren zodra de
basisfaciliteiten (waaronder EHBO uitrusting,
brandblusser, koffie &
thee) zijn hersteld dan wel kunnen worden ingeleend bij de
VV Neptunia.
Alternatief
(1) In overleg met de bond tot aan de winterstop thuiswedstrijden
omzetten naar uitwedstrijden;
(2) In overleg met andere verenigingen thuiswedstrijden vaststellen
bij andere verenigingen (Winsum,
Bedum, Winschoten of GHBS).
7. Inzicht
hebben en houden in de financiën en de
consequenties van de brand snel in kaart brengen
en daarop reageren:
a. Opmaken definitieve jaarrekening 2010 – 2011
en uitschrijven nieuwjaarsreceptie met
Bijzondere ALV;
b. Sponsoring onmiddellijk overdragen aan
Patrick Son, factureren van de achterstallige
bedragen en het
maken van een sponsorplan;
c. Gebruik maken van een tijdelijke
financieringsfaciliteit die ons renteloos is
aangeboden ter hoogte van
€10.000,00.
8. Hoe
om te gaan met alle hulp die is aangeboden door
leden, betrokkenen, buurtverenigingen en
anderen:
a. Plan van de kantinecommissie;
b. Plan van de senioren;
c. Plan van Tom Fopma & Koen Duursema;
d. Opzetten club van 45.
Fase ‘uit de brand’
De fase ‘uit de brand’ kenmerkt zich door het
realiseren van semi permanente oplossingen die
recht doen aan het doel om voor de start van het
tweede deel van het veldseizoen weer ‘normaal’
te kunnen functioneren als club en die voldoende
basis bieden voor de structurele oplossingen die
wij moeten realiseren voor de langere termijn.
1. Normaal
uitvoeren van het zaalprogramma (wedstrijden en
trainingen);
2. Normaal
uitvoeren van het trainingsprogramma op het
veld;
3. Herstel
tijdelijke kantine en opbouw naar een bruikbaar
volwaardig tijdelijk onderkomen voor de club:
a. Kantinegedeelte met keuken;
b. Twee kleedkamers;
c. Douches & toiletten.
4. Uitvoeren
van het herstelplan:
a. Blijvend informatie geven aan de leden en
andere betrokkenen over de voortgang van het
plan;
b. Inzetten van gegenereerde capaciteiten bij
het uitvoeren van het plan.
5. Inzicht
hebben en houden in de financiën:
a. Maandelijks inzicht in de V&W rekening;
b. Aflossingsovereenkomst met tijdelijke
geldschieter;
c. Factureren sponsorgelden lopend seizoen.
6. Hoe
om te gaan met alle hulp die is aangeboden door
leden, betrokkenen, buurtverenigingen en
anderen;
7. Op
orde brengen van de assurantiën voor de
toekomst.
Fase ‘na de brand’
De fase ‘na de brand’ kenmerkt zich door het
werken aan permanente oplossingen die er voor
zorgen dat de club weer volledig functioneert
zoals leden dat van de club verwachten.
1. Permanent
herstel alle basis faciliteiten;
2. Plan
maken voor nieuw clubhuis:
a. Wat zijn de gemeentelijke overwegingen over
toekomst Sportpark Uitwierde;
b. Welke kwaliteiten en capaciteiten zijn binnen
de club aanwezig;
c. Welke sponsoring kan worden verwacht.
Taakverdeling
1. Voorzitter
(Coen Brouwer)
a. Algehele coördinatie van het herstelplan;
b. Algehele lijn van woordvoering;
c. Contacten met de overheden;
d. Contacten met de KNHB.
2. Secretaris
(Alfred Patje)
a. Bewaakt de actiepunten van het bestuur;
b. Bewaakt de voortgang van de fasering en
daarbij behorende milestones;
c. Assisteert de penningmeester bij het tijdig
factureren van de contributie 2011 – 2012;
d. Stelt een zo volledig mogelijke lijst op met
contactpersonen als bijlage bij het herstelplan:
(1) Gemeente Delfzijl en mogelijke contactpersonen;
(2) Gemeente Appingedam en mogelijke contactpersonen;
(3) KNHB;
(4) Pers (Dagblad van het Noorden, hockey.nl, Eemsbode, RTV
Noord, Fivelnieuws, Havenstad FM, SBS6);
(5) Sponsors;
(6) Leveranciers;
(7) Regioclubs (voorzitters en secretarissen).
e. Schrijft een bijzondere Algemene Leden
Vergadering annex Nieuwjaarsreceptie uit op
zondag 8 januari
2012 van 13.00 tot 15.00 uur;
f. Controleert in samenwerking met de
penningmeester de actuele stand van
verzekeringen;
3. Penningmeester
(Jan Oudman)
a. Afronden van de jaarrekening 2010 – 2011;
b. Factureren van de contributie 2011 – 2012;
c. Factureren van de sponsorbedragen 2010 – 2011
en controle op binnenkomst van deze gelden;
d. Factureren van de sponsorbedragen 2011 – 2012
en controle op binnenkomst van deze gelden;
e. Controleert in samenwerking met de secretaris
de actuele stand van verzekeringen;
f. Controleert binnenkomende sponsorgelden
(Club van 45, toegezegde extra sponsoring) en
informeert
betrokken functionarissen (webmaster, bestuurslid sponsoring);
g. Zorgt voor inzicht in de te betalen
vergoedingen en betaalt deze z.s.m. na
toestemming door voorzitter;
h. Zorgt voor maandelijks inzicht in de stand
van zaken van de club in het lopende boekjaar.
4. Bestuurslid
Externe Betrekkingen (Linda Broekmans)
a. Assisteert de voorzitter in de lijn van
woordvoering;
b. Zorgt voor contacten met de lokale en
regionale pers;
c. Coördineert met externe partijen (scholen,
huis voor de sport, knhb) inzake clinics,
activiteiten en aan
te vragen materialen);
5. Bestuurslid
Facilitaire Zaken (Danny Thijssen)
a. Inventariseert aanwezige materialen;
b. Neemt nieuwe materialen in ontvangst en zorgt
voor deugdelijke uitgifte en verslaglegging;
c. Coördineert met SKE over het veld en maakt
onderhoudsplan voor het rest van het seizoen
2011 – 2012;
d. Zorgt voor deugdelijke sleutelregistratie;
e. Is betrokken bij inventarisatie en
aanvraag tijdelijke en semi permanente
voorzieningen.
6. Bestuurslid
Sponsoring (Patrick Son)
a. Neemt het sponsorarchief op korte termijn
over van Gerrit Fopma;
b. Assisteert de penningmeester bij het
factureren van de sponsorbedragen 2010 – 2011 en
2011 – 2012;
c. Maakt een sponsorplan met daarin aandacht
voor de korte termijn en de middellange termijn;
d. Coördineert de aangeboden en lopende acties
en initieert waar nodig deze acties;
e. Coördineert de voortgang van de Club van 45
7. Wedstrijdsecretaris
(Michiel Switynk)
a. Coördineert met de KNHB inzake afgelastingen
en het omzetten van wedstrijden (thuis naar uit
en de
eventuele uitwijk naar andere verenigingen);
b. Coördineert met coaches en aanvoerders inzake
het juiste wedstrijdschema en geeft tijdig bij
de
coördinator scheidsrechters aan welke behoefte wordt gesteld;
c. Coördineert met andere verenigingen en
informeert hen met betrekking tot de
wedstrijden.
8. Trainer
– coach coördinator (Anneke Brouwer – van der
Veer)
a. Inventariseert alle persoonlijke eigendommen
van trainers in het clubhuis en maakt een totaal
overzicht van de door leden geleden schade en overlegt dit
aan het bestuur;
b. Inventariseert alle benodigde
trainersmaterialen en maakt een voorstel tot
aanschaf in overleg
met het bestuurslid facilitaire zaken en dient het
voorstel in bij het bestuur;
c. Informeert trainers over de mogelijkheden tot
veldtraining na aanwijzing door het bestuur.
9. Kantinecommissie
a. Inventariseert minimale behoefte voor de
tijdelijke kantine en doet een voorstel tot
aanschaf aan het
bestuur;
b. Draagt zorg voor operationele kantine vanaf
de dag dat thuiswedstrijden weer worden
gespeeld;
c. Assisteert bestuurslid sponsoring bij het
uitvoeren van de diverse acties;
d. Organiseert de Bijzonder Algemene
Ledenvergadering en Nieuwjaarsbijeenkomst op 8
januari 2012;
10. Technische
commissie hockeyzaken
a. Draagt zorg voor normaal functioneren
zaalcompetitie;
b. Draagt zorg voor duidelijke inzet
scheidsrechters ook als wij elders
thuiswedstrijden spelen;
c. Assisteert de wedstrijdsecretaris naar
behoefte;
d. Assisteert de trainer – coach coördinator
naar behoefte.
11. Webmaster
a. Heeft separate pagina herstelplan op de
website ingericht;
b. Heeft separate pagina Club van 45 op de
website ingericht;
c. Draagt zorg voor adequate
informatievoorziening via onze website.
12. Stichting
Kunstgras Eemsmond (Pieter Schreurs)
a. Draagt zorg voor onderhoud en reparatie veld;
b. Draagt taak onderhoud over aan bestuurslid
facilitaire zaken;
c. Draagt bij aan tijdelijke liquiditeitsruimte
door veldhuur niet te innen voor 31 maart 2012
TIJDLIJN
►Bekijk hier de tijdslijn
Delfzijl, 6 november 2011
Hockeyclub Eemsmond
Coen Brouwer
(voorzitter)
|
